Datenschutz

Transparenzinformation für Kunden, Bewerber und andere Betroffene

 

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der Grundlage unseres Kontaktes beziehungsweise der vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Information auf Sie zutreffen.

 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich ist

Ruhland & Partner GmbH

Karl-Hertel-Str. 81b, 90475 Nürnberg

Tel: +49 911 83631

E-Mail: ruhlpart@t-online.de

 

 

2. Welche Daten nutzen wir und woher stammen diese

 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit von unseren Kunden oder anderen Betroffenen, z.B. deren Bevollmächtigten, Interessenten, Auskunftsersuchenden etc. erhalten.

 

Darunter fallen zum Beispiel Personalien (Name, Kontaktdaten -Adresse, Telefon, Fax, E-Mail, Geburtsdatum/- ort, Geschlecht), Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Werbe- und Vertriebsdaten, sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

 

Wir verarbeiten ferner weitere personenbezogene Daten, die sich im Vorfeld durch persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte durch Sie oder uns veranlasst, ergeben, z.B. Informationen über dem Übermittlungskanal (Telefon, E-Mail, Fax, Internet).

 

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Presse, Medien, Internet) in zulässiger Weise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

 

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

 

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem BDSG sowie aller anderen einschlägigen Gesetze.

 

a)            Zur Vorbereitung oder Durchführung unserer Vertragsverhältnisse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

 

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung unserer Dienstleistungen (alternativ oder kummulativ: Anfertigung und Lieferung unserer Waren) im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem Vertragsgegenstand und können unter anderem auch Bedarfsanalysen und Beratung umfassen.

 

 

b)            Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)

 

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigten Interessen von uns.

 

Beispiele:

Werbung, Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Gewährleistung der IT-Sicherheit und unseres IT-Systems, Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen), Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

 

c)            Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

 

Wir unterliegen diversen gesetzlichen Verpflichtungen, d.h. gesetzlichen Anforderungen. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören beispielsweise die Erfüllung steuerlicher Kontroll- und Meldepflichten.

 

d)            Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)

 

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen, Überreichen Ihrer Visitenkarte, Einwilligung in den Newsletterversand) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Erklärung ist formlos möglich.

 

 

4. Wer bekommt meine Daten?

 

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die Vertraulichkeit und unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren.

Im Hinblick auf die Weitergabe außerhalb unseres Hauses beachten wir, dass wir zur Verschwiegenheit über alle Daten unserer Kunden und Interessenten verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn wir zur Erteilung einer Auskunft durch gesetzliche Bestimmungen verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Dabei haben die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung der Vertraulichkeit sowie die Vorgaben der DSGVO zu garantieren. Dies sind vor allem Druckdienstleister, Dienstleister zur Datenträgervernichtung, EDV-/ IT-Unterstützungs- und Wartungsdienstleister, Scandienstleister, Zahlungsverkehrsdienstleister, Rechtsbeistände und Steuerberater.

 

 

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

 

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sog. Drittstaaten) findet nicht statt. / ALTERNATIVE: findet nur statt, soweit dies zur Ausführung unserer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenvereinbarung. Sofern dies in Einzelfällen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an einen IT-Dienstleister in einem Drittstaat zur Gewährleistung unseres IT-Betriebes übermittelt. Werden Dienstleister in einem Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standartvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

           

 

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert

 

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich, um handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten aus HGB und AO zu erfüllen. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwischen 2 und 10 Jahre. In diesen Fällen wird nach Beendigung des Verarbeitungszweckes die Verarbeitung als solche derart eingeschränkt, dass nur noch der Aufbewahrungszweck aus den genannten beispielhaften Gesetzen erreicht werden kann.

Weiterhin kann es individuelle Aufbewahrungsinteressen geben, die Löschverpflichtungen vorgehen. Auch in solchen Fällen wird nach Beendigung des Verarbeitungszweckes die Verarbeitung als solche derart eingeschränkt, dass nur noch der Aufbewahrungszweck erfüllt werden kann. Ein Beispiel ist die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach §§ 195 ff. BGB können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt. 

 

 

7. Datenverarbeitung im Rahmen von Auskunftsverlangen nach Art. 15 DSGVO

 

Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in den Fällen, in denen Sie von uns Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten nach Art 15 DSGVO verlangen, ist die Erfüllung Ihres Anspruches auf Auskunft. Zum Zwecke dieser Auskunft speichern wir von Ihnen die folgenden Daten: Vorname, Name, E-Mailadresse und Adresse.

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung aus Artikel 15 DSGVO, das heißt die Verpflichtung zur Auskunftserteilung, die Sie bei uns angefragt haben. Die Rechtsgrundlage hierfür ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

 

Wir übermitteln Ihre Daten an unseren Datenschutzbeauftragten oder einen in dieser Angelegenheit von uns beauftragten Rechtsanwalt zur rechtlichen Beratung, um Ihr Auskunftsersuchen gemeinsam mit ihm bearbeiten und beantworten zu können. Eine weitere Datenübermittlung an Dritte findet insoweit nicht statt. Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sog. Drittstaaten) findet insoweit ebenfalls nicht statt.

Im Rahmen von Auskunftsersuchen speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Durchführung des oben genannten Verarbeitungszweckes erforderlich ist.

 

 

8. Stellenausschreibungen und Initiativbewerbungen

 

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist uns ein wichtiges Anliegen. Die nachfolgenden Informationen gelten den Bewerbungen, die uns per E-Mail oder postalisch erreichen.

 

Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Prüfung einer möglichen Anstellung in unserem Unternehmen (Bewerber-Auswahl) auf der Grundlage Ihrer Bewerbungsunterlagen (Bewerber-Informationen). Zu diesem Zweck verarbeiten wird die von Ihnen übermittelten Daten: Personendaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Adresse), Kommunikationsdaten (Telefonnr., Mobilfunknr., E-Mail-Adresse), Daten zur Ausbildung (Schule, Berufsausbildung, Zivil-/ Wehrdienst, Studium, Promotion), Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang (Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse) und ein Bewerbungsfoto.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist zum einen Ihre Einwilligung, die Sie uns durch das Übersenden Ihrer Bewerbungsunterlagen konkludent übermittelt haben, Art. 6 Absatz 1 Buchst. a DSGVO. Zum anderen verarbeiten wir diese Daten zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf der Grundlage von § 26 BDSG-neu.

Die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle. Von Ihren Daten erhalten nur diejenigen unserer Mitarbeiter Kenntnis, die in den Bewerbungsprozess einbezogen sind. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeiter sind darüber hinaus verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe zuvor ausdrücklich eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe verpflichtet.

 

Optional: Talent Pool

Wenn Sie sich entscheiden in den Talent Pool aufgenommen zu werden, kann das gesamte Unternehmen bei eventuellen Stellenvergaben auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen.

 

Innerhalb von vier Monaten nach Abschluss des konkreten Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten automatisch gelöscht.

OPTIONAL: Ihre Daten, die sich in unserem Talent Pool befinden, werden nach 6 Monaten ab Eintritt in den Pool automatisch gelöscht.

Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben.

 

Die Bereitstellung Ihrer Bewerber-Informationen erfolgt auf freiwilliger Basis. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Bei Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden wir die von Ihnen erhaltenen Bewerber-Informationen aus unserer Bewerberdatenbank löschen. Im Falle etwaiger Aufbewahrungspflichten oder berechtigter Interessen zur Aufbewahrung werden wir bis zur Löschung der aufzubewahrenden Daten die Verarbeitung entsprechend einschränken.

 

 

9. Ihre Datenschutzrechte

 

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.

 

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie vor Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt haben. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

 

 

10. Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

 

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

 

11. Abschließendes

 

Unser geschäftlicher Betrieb setzt voraus, dass Daten erfasst und verarbeitet werden. Wo Datenerfassung und –verarbeitung stattfinden, muss Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sein. Dies ist für uns nicht nur gesetzliche Anforderung, sondern ein ureigenes Anliegen.

 

Wenn Sie Informationen wünschen, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht geben kann oder wenn Sie zu einem bestimmten Punkt weitere Auskünfte wünschen, so sprechen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten sehr gerne an.

 

 

 

 

 

 

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

 

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Absatz 1 Buchst. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

 

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende, berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

 

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

 

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

 

Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse erfolgen und sollte gerichtet werden an:

 

 

Ruhland & Partner GmbH

Karl-Hertel-Str. 81b, 90475 Nürnberg

Tel: +49 911 83631

E-Mail: ruhlpart@t-online.de